Como se preparar para o risco de um vazamento de dados

Um vazamento de dados é um incidente de segurança no qual as informações de uma organização são acessadas sem autorização.

Os dados vazados podem dizer respeito a informações como nome, data de nascimento, endereço e informações da conta bancária dos seus clientes, usuários e empregados, por exemplo.

Portanto, se a sua empresa ou organização descobrir que uma pessoa não autorizada visualizou alguma informação, houve um vazamento de dados.

Entendendo isso, não é difícil imaginar que vazamentos podem prejudicar empresas e consumidores de várias maneiras diferentes. Eles são uma despesa cara e podem danificar vidas e reputações, e isso leva tempo para consertar.

Sim, estamos falando de um problema complexo e que envolve diversos fatores. Infelizmente para as vítimas nunca existirá segurança perfeita e não há como eliminar, por completo, o risco da ocorrência de um vazamento de dados.

Sendo assim, preparar-se para um vazamento também implica em saber quais os procedimentos são necessários para documentar, avaliar e relatar um vazamento da maneira correta.

Primeiros passos

Certifique-se de que você tenha políticas, rotinas e instruções que toda pessoa em sua empresa esteja ciente.

O mínimo que todos devem saber é o que são vazamentos de dados, que isso não deve ser negligenciado e a pessoa a quem devem reportar um vazamento o mais rápido possível.

Depois de detectar um vazamento de dados na organização, é importante responder rapidamente. O relógio está correndo desde o momento em que sua empresa tomou conhecimento da violação.

Criar procedimentos internos

Conscientizar os funcionários e ter uma cadeia de encaminhamento clara e eficiente em funcionamento é necessário para responder a um vazamento de dados.

Dependendo do tamanho da sua organização, a duração da sua cadeia de encaminhamento pode variar, mas geralmente a recomendação é mantê-la o mais curta possível para evitar perder muito tempo executando-a em muitas instâncias. Além disso, pode ser apropriado usar um formulário de relatório interno para documentar as medidas tomadas para que as informações não se percam no caminho.

Simultaneamente, com a execução do relatório interno, o pessoal qualificado deve tomar as medidas iniciais para conter o vazamento e limitar os danos. Isso pode significar corrigir um erro, desligar um sistema violado ou limpar remotamente um dispositivo perdido.

A equipe de resposta a incidentes

No final da sua cadeia de escalonamento, deve haver uma equipe de resposta a incidentes composta pelas partes interessadas em sua organização. Essa equipe provavelmente incluirá seu CEO e os chefes dos departamentos jurídico, de TI, de segurança e de relações públicas.

Essa equipe será responsável por liderar a investigação do incidente, reunindo todos os fatos importantes no menor tempo possível. Terá então que determinar qual a posição da organização com relação aos dados pessoais afetados. Se esses dados foram processados ​​na posição de um operador, você deve informar ao controlador que esteja vinculado, sem atrasos indevidos.

Deve informá-los sobre a natureza do vazamento (incluindo categorias e número de titulares de dados e dos registos de dados pessoais violados em causa), as consequências prováveis do vazamento, as medidas propostas ou adotadas para resolver e atenuar o vazamento e os seus possíveis efeitos negativos.

Inclua também o nome e os detalhes de contato de onde mais informações podem ser obtidas. O controlador fará então avaliações adicionais se a violação precisar ser reportada à autoridade nacional e aos titulares dos dados.

Avaliando o risco

Sua organização figura como controlador? Se sim, será necessário avaliar e executar um plano de resposta, considerando os seguintes fatores:

  • A descrição da natureza dos dados pessoais afetados;
  • As informações sobre os titulares envolvidos;
  • A indicação das medidas técnicas e de segurança utilizadas para a proteção dos dados, observados os segredos comercial e industrial;
  • Os riscos relacionados ao incidente;
  • Os motivos da demora, no caso de a comunicação não ter sido imediata; e
  • As medidas que foram ou que serão adotadas para reverter ou mitigar os efeitos do prejuízo. Por fim, os membros da equipe de gerenciamento de incidentes devem documentar e assinar o documento de avaliação de risco, seu raciocínio e suas conclusões. O resultado da avaliação de risco deve incluir uma das seguintes conclusões:
  • Nenhum risco para os direitos e liberdades dos titulares dos dados
  • Um risco para os direitos e liberdades dos titulares dos dados
  • Um elevado risco para os direitos e liberdades dos titulares dos dados

Ter um procedimento eficiente para evitar um vazamento de dados não é importante apenas para a saúde reputacional e financeira sua empresa, mas também para a proteção dos dados dos seus clientes.

Se você precisar de orientações acerca dos procedimentos necessários para elaboração de um relatório sobre vazamentos de dados, nossa ferramenta de gestão de incidentes pode te ajudar a registrar e analisar qualquer incidente ou problema, bem como te auxiliar na decisão sobre se um incidente é reportável ou não. Nossa solução pode orientar você a coletar as informações certas para permitir que você avalie corretamente o risco e o impacto de um vazamento de dados.

Obrigado por ter chegado até aqui, esse é o primeiro texto da nossa série sobre vazamentos de dados. Até a próxima!

Por Paulo Tavares

CEO da EZPRIVACY

Filmes e séries sobre Tecnologia para assistir no Netflix!

Não é de hoje que a tecnologia é tema de filmes e séries e quem gosta da área, separamos alguns filmes, documentários e séries para você fazer uma maratona no Netflix, confira abaixo a nossa lista:

1 – Steve Jobs – O Homem e a Máquina: Esse documentário acompanha a vida pessoal e privada do fundador e CEO da Apple e sua cultuada influência na cultura tecnológica. 

2 – Silicon Cowboys: Em 1982, três amigos lançaram o computador portátil Compaq, uma tecnologia que logo os levou à batalha conta a IBM, uma das companhias de tecnologia mais poderosas do mundo.

3 – Altered Carbon: Após ficar congelado por 250 anos, ele retorna em um novo corpo com a missão de desvendar um assassinato. Na série, estão presentes tecnologias baseadas em inteligência artificial, big data e realidade virtual.

4 – Black Mirror: Aclamada série que aborda a ficção cientifica e explora um futuro próximo onde a natureza humana e a tecnologia de ponta entram em conflito. 

Gostou das nossas indicações? Já assistiu ou recomenda alguns deles, escreve pra gente.

A importância da gestão de documentos em projetos

Independente da área de atuação ou segmento da empresa, trabalhar com projetos é muito complexo e requer muito controle em todas as etapas. Para atender à demanda de diversas empresas e ajudar na comunicação entre todos os envolvidos no processo, é necessário desenvolver processos consistentes em relação a gestão de toda informação gerada.

Em projetos complexos, por exemplo, a comunicação é fundamental, os gestores precisam acessar as informações quase que em tempo real, tanto para acompanhar o andamento quanto para prestar contas a todas as partes envolvidas.

Sem uma ferramenta de gestão de documentos adequada, os gestores enfrentam problemas como falta de organização, perda de documentos ou informações importantes, aumento de despesas desnecessárias pelo excesso de retrabalho, entre outros. Ao automatizar todo o trâmite de documentação, os gestores têm mais controle sobre cada etapa, o que otimiza o trabalho da equipe.

Os principais benefícios de um software de gestão de documentos são:

 – Automatização do fluxo de trabalho:

Para viabilizar os negócios em mercados cada vez mais competitivos, as empresas precisam otimizar ao máximo os seus processos, identificar oportunidades na produção e utilizar todos os recursos disponíveis de forma inteligente.

A automatização do fluxo de trabalho é importantíssima, um worflow bem estruturado é o espelho de todos os processos internos e externos da empresa.

O objetivo dessa automatização é dar agilidade à rotina, reduzindo ou até mesmo eliminando atividades desnecessárias. Ao automatizar essa gestão por meio de softwares, é possível reduzir consideravelmente os trabalhos manuais.

– Melhoria no processo de comunicação:

Em diversos setores, a troca de informações está atrelada a documentação gerada em cada fase, gerenciar esses dados de forma eficaz é um grande passo para ter sucesso no processo de comunicação.

Segundo estudos realizados pelo Project Management Institute, os principais desafios enfrentados pelos responsáveis pelos projetos são:

 

  • Conectar todas as partes interessadas (stakeholders);
  • Troca da comunicação entre todos os membros da equipe;
  • Gerenciar mudanças ao longo do projeto.

– Redução de custos e erros:

Os processos de melhoria constante visam reduzir as falhas de operações, uma das formas mais eficientes de diminuir a margem de erros durante os projetos é reduzir trabalhos manuais. Ao verificar o andamento das próximas atividades de forma rápida por meio de um software de gestão, é possível fazer uma previsão de quais processos estão atrasados e do tempo gasto em cada etapa.

Com isso os gestores têm acesso a todas as informações para analisar e otimizar o trabalho nas etapas posteriores.