A CAPTURA DE DOCUMENTOS MOBILE

Com a massificação do uso dos smartphones e tablets, uma das formas de se capturar documentos é através desses dispositivos, que estão não apenas disponíveis nas mãos dos usuários, mas também conectados a internet, e consequentemente aos servidores e serviços corporativos.

Mas algumas questões precisam ser discutidas para a captura de documentos distribuídos dessa forma. A primeira delas é a segurança dos documentos e das informações em um ambiente corporativo, onde não é uma boa pratica que os documentos sejam fotografados e armazenados em dispositivos móveis em virtude de seu acesso, uso, confidencialidade e segurança da informação. O segundo ponto, é como reconhecer, interpretar, classificar e armazenar esses dados de forma eficiente e que não apenas estejam disponibilizados como imagens, mas que os dados referentes a esses documentos estejam extraídos e sejam disponibilizados no ambiente corporativo de modo seguro e distribuído.

Para resolver essa questão existem os aplicativos de captura distribuída, que tem por objetivo organizar o acesso, captura, guarda e distribuição de documentos em ambientes distribuídos mobile. Esses aplicativos fazem o login em um servidor remoto para validar os usuários, os documentos que foram capturados e identificar os recursos a serem utilizados para a captura desses documentos.

Com o uso da câmera desses dispositivos mobile, o app irá digitalizar essas imagens, armazena-las em um servidor remoto e, a partir daí, realizar o reconhecimento dos documentos, dos campos dos documentos e também o reconhecimento ótico de caracteres, já criando os campos e os dados referentes a cada campo.

Com isso, as informações e as imagens dos documentos não mais ficam armazenados no dispositivo mobile e sim no servidor da organização, podendo dar as garantias de segurança dos documentos e informações nelas contidas. 

Além disso, deixam de ser feitas as remessas dos documentos para o armazenamento e guarda lós mesmos. E caso a sua solução permita, você poderá ter a validade legal do documento ao assina-lo com uma chave publica-privada, mantendo um acervo digital que possui a mesma validade dos documentos assinados em papel.

Outro benefício desse método de trabalho é a agilidade no tratamento da informação e a redução do tempo de processo, pois não é mais necessário esperar a chegada do documento físico e sua posterior digitalização e digitação, sendo essas etapas substituídas por um aplicativo que realiza todas essas tarefas, reduzindo-se custos e otimizando os processos.

Espero que com isso estejamos contribuindo para seu processo de melhoria constante. Caso queira saber mais informações contate-nos!!

Digitalização Legal

Com o Decreto 10.278 de 18 de março de 2020 se tornou legal digitalizar documentos e descartar os documentos físicos em papel. Para terem validade é necessário observar algumas características do processo de captura do documento e suas devidas assinaturas para poder fazer frente ao poder publico

A principal modificação é que os documentos precisam ser assinados durante o processo de digitalização com uma chave pública-privada do ICP Brasil e ser garantida a rastreabilidade do documento incluindo dados de data,  hora de captura,  assinatura das pessoas que realizam a captura desse documento e a trilha de auditoria do sistema de captura para garantir a investigação de erros e fraudes. 

Além disso, estabelece parâmetros para a realização dessa digitalização de forma a garantir a qualidade mínima de legibilidade dos documentos, de acordo com os diferentes tipos de documentos digitalizados.

Deste modo, um dos grandes custos brasileiros que é o de armazenamento de captura digital fica reduzido, evitando-se que as organizações sejam obrigadas a manter documentos físicos armazenados por até 30 anos ou em determinados casos mais de 50 anos, reduzindo-se em muito o custo de armazenamento e mais ainda, o custo de captura de documentos.

Com isso também,  conseguimos melhorar o processo de trabalho e reduzir as etapas de processamento de documentos e a sua futura inclusão em processos de automação dos processos tornando a organização brasileira mais competitiva.

Até agora mesmo digitalizado os documentos e possuindo sistemas eficientes para seu controle, armazenamento e visualização só existiam duas formas de se manter acervos com validade legal, por meio do armazenamento em papel ou por meio da microfilmagem eletrônica e/ou convencional e com isso obrigatoriamente duplicávamos os custos de produção e armazenamento de documentos. Com essa nova lei ficam as organizações brasileiras desobrigadas a manter esses acervos em papel tendo com base legal um decreto presidencial para suportar os documentos digitais. E assim permitindo-se apenas a manutenção dos acervos eletrônicos de documentos.

A importância da gestão de documentos em projetos

Independente da área de atuação ou segmento da empresa, trabalhar com projetos é muito complexo e requer muito controle em todas as etapas. Para atender à demanda de diversas empresas e ajudar na comunicação entre todos os envolvidos no processo, é necessário desenvolver processos consistentes em relação a gestão de toda informação gerada.

Em projetos complexos, por exemplo, a comunicação é fundamental, os gestores precisam acessar as informações quase que em tempo real, tanto para acompanhar o andamento quanto para prestar contas a todas as partes envolvidas.

Sem uma ferramenta de gestão de documentos adequada, os gestores enfrentam problemas como falta de organização, perda de documentos ou informações importantes, aumento de despesas desnecessárias pelo excesso de retrabalho, entre outros. Ao automatizar todo o trâmite de documentação, os gestores têm mais controle sobre cada etapa, o que otimiza o trabalho da equipe.

Os principais benefícios de um software de gestão de documentos são:

 – Automatização do fluxo de trabalho:

Para viabilizar os negócios em mercados cada vez mais competitivos, as empresas precisam otimizar ao máximo os seus processos, identificar oportunidades na produção e utilizar todos os recursos disponíveis de forma inteligente.

A automatização do fluxo de trabalho é importantíssima, um worflow bem estruturado é o espelho de todos os processos internos e externos da empresa.

O objetivo dessa automatização é dar agilidade à rotina, reduzindo ou até mesmo eliminando atividades desnecessárias. Ao automatizar essa gestão por meio de softwares, é possível reduzir consideravelmente os trabalhos manuais.

– Melhoria no processo de comunicação:

Em diversos setores, a troca de informações está atrelada a documentação gerada em cada fase, gerenciar esses dados de forma eficaz é um grande passo para ter sucesso no processo de comunicação.

Segundo estudos realizados pelo Project Management Institute, os principais desafios enfrentados pelos responsáveis pelos projetos são:

 

  • Conectar todas as partes interessadas (stakeholders);
  • Troca da comunicação entre todos os membros da equipe;
  • Gerenciar mudanças ao longo do projeto.

– Redução de custos e erros:

Os processos de melhoria constante visam reduzir as falhas de operações, uma das formas mais eficientes de diminuir a margem de erros durante os projetos é reduzir trabalhos manuais. Ao verificar o andamento das próximas atividades de forma rápida por meio de um software de gestão, é possível fazer uma previsão de quais processos estão atrasados e do tempo gasto em cada etapa.

Com isso os gestores têm acesso a todas as informações para analisar e otimizar o trabalho nas etapas posteriores.