A importância da gestão de documentos em projetos

Independente da área de atuação ou segmento da empresa, trabalhar com projetos é muito complexo e requer muito controle em todas as etapas. Para atender à demanda de diversas empresas e ajudar na comunicação entre todos os envolvidos no processo, é necessário desenvolver processos consistentes em relação a gestão de toda informação gerada.

Em projetos complexos, por exemplo, a comunicação é fundamental, os gestores precisam acessar as informações quase que em tempo real, tanto para acompanhar o andamento quanto para prestar contas a todas as partes envolvidas.

Sem uma ferramenta de gestão de documentos adequada, os gestores enfrentam problemas como falta de organização, perda de documentos ou informações importantes, aumento de despesas desnecessárias pelo excesso de retrabalho, entre outros. Ao automatizar todo o trâmite de documentação, os gestores têm mais controle sobre cada etapa, o que otimiza o trabalho da equipe.

Os principais benefícios de um software de gestão de documentos são:

 – Automatização do fluxo de trabalho:

Para viabilizar os negócios em mercados cada vez mais competitivos, as empresas precisam otimizar ao máximo os seus processos, identificar oportunidades na produção e utilizar todos os recursos disponíveis de forma inteligente.

A automatização do fluxo de trabalho é importantíssima, um worflow bem estruturado é o espelho de todos os processos internos e externos da empresa.

O objetivo dessa automatização é dar agilidade à rotina, reduzindo ou até mesmo eliminando atividades desnecessárias. Ao automatizar essa gestão por meio de softwares, é possível reduzir consideravelmente os trabalhos manuais.

– Melhoria no processo de comunicação:

Em diversos setores, a troca de informações está atrelada a documentação gerada em cada fase, gerenciar esses dados de forma eficaz é um grande passo para ter sucesso no processo de comunicação.

Segundo estudos realizados pelo Project Management Institute, os principais desafios enfrentados pelos responsáveis pelos projetos são:

 

  • Conectar todas as partes interessadas (stakeholders);
  • Troca da comunicação entre todos os membros da equipe;
  • Gerenciar mudanças ao longo do projeto.

– Redução de custos e erros:

Os processos de melhoria constante visam reduzir as falhas de operações, uma das formas mais eficientes de diminuir a margem de erros durante os projetos é reduzir trabalhos manuais. Ao verificar o andamento das próximas atividades de forma rápida por meio de um software de gestão, é possível fazer uma previsão de quais processos estão atrasados e do tempo gasto em cada etapa.

Com isso os gestores têm acesso a todas as informações para analisar e otimizar o trabalho nas etapas posteriores.