Dados não estruturados e a LGPD

Com a entrada em vigor da LGPD para o próximo ano uma das preocupações dos usuários com a privacidade de dados devem ser os documentos não estruturados. Os arquivos Word, Excel, Powerpoint, PDF´s, e mesmo os e-mails corporativos, estão cheios de dados de usuários que precisam estar controlados, e protegidos, contra vazamentos e acessos não autorizados.

Uma das medidas que podemos tomar para a maior parte dos documentos não estruturados é a adoção de sistemas de gestão eletrônica de documentos. Esses sistemas permitem ao usuário seguir utilizando seus arquivos de modo normal com alguns ganhos.

O primeiro deles é quanto ao tráfego desses documentos na rede. Como as ferramentas de gestão de documentos só trafegam em modo criptografado, é mais difícil para um invasor conseguir acessar esses arquivos na rede, ou mesmo, durante seu tráfego de rede para conseguir acessar e vazar os dados de usuário.

A segunda vantagem é que muitas vezes anexamos esses documentos a um e-mail e enviamos para um destinatário. O principal problema aqui é que deixamos de poder controlar esse acesso ou como esses dados serão utilizados e mantidos. 

Ao utilizar um sistema de gestão documental o que podemos fazer é:
– Enviar um link do documento para que o destinatário possa acessá-lo.
– Verificar as informações sem perder o controle de acesso. 

O usuário final recebe um link para poder utilizar mas o arquivo segue dentro de nosso controle de acesso com segurança e organização.

A terceira vantagem está ligada ao acesso em si do documento. As ferramentas de gestão de rede só permitem liberar ou bloquear o acesso. Dentro das ferramentas de gestão documental você tem uma gama bem maior de controle. 

Podendo controlar ações como: impressão, edição, envio por e-mail, controle de versão, etc. Permitindo assim que a instituição possa ter um controle bem maior sobre os documentos.

E por fim a segurança dos repositórios de documentos. Como eles deixam de ser arquivos em um diretório, e passam a ser objetos dentro de um sistema de gestão documental, isso possibilita com que a segurança para o acesso não autorizado seja maior. Permitindo desta forma um maior controle.

Com isso esperamos auxiliar as empresas a enfrentar as mais diversas dificuldades no momento de implementação da compliance para a LGPD.

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