Com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados do Brasil (LGDP), prevista para fevereiro de 2020, as empresas terão que se adaptar para controlar de forma mais eficiente os dados dos usuários. A mudança será em duas vertentes: a primeira, por parte dos usuários, que vão precisar mudar alguns hábitos, e a segunda, por parte dos sistemas de informação, que deverão ser mais estruturados e seguros.
Por parte dos usuários, práticas comuns como o descarte do lixo, sem a devida destruição; a utilização de meios de comunicação estranhos à segurança da empresa, como Skype e Whatsapp; e o envio de documentos anexos aos e-mails, terão que ser reduzidos e controlados. Paralelamente, o uso de telefones celulares e tablets dentro das empresas para enviar e receber informações; a atualização de sistemas e aplicativos, tanto dos notebooks quanto dos tablets e celulares, bem como deixar notebooks dentro do veículo estacionado, são apenas alguns hábitos que os usuários terão que rever para melhorar a compliance da empresa frente às perdas e vazamentos de dados.
No que se refere aos sistemas, torna-se necessária a atualização das plataformas de segurança, como firewall, anti-spam, anti-virus, anti-malware e honeypots. Em seguida, a atualização dos softwares, servidores e roteadores e, principalmente, a constante atualização das senhas, bem como as práticas de segurança de informação por parte dos usuários e administradores de TI.
Com a entrada da LGDP em vigor, a maior preocupação das organizações é minimizar as possibilidades de multas por parte da legislação, evitando riscos à imagem da empresa, queda nas vendas e perda de valor das ações. Para isso, precisamos investir em tecnologias que possam reduzir o envio sem controle de documentos e informações para os usuários, sem retirar esses dados das empresas.
Uma das tecnologias que pode auxiliar e reduzir os riscos de vazamentos de dados são os sistemas de gestão documental, que permitem o acesso a documentos e informações, dentro e fora de empresa, sem a necessidade de armazenar os documentos nos dispositivos. Você pode digitalizar esses documentos e utilizar os sistemas de DMS para controlar acesso, uso, impressão, comentários sem ter que enviar os documentos informações para fora do ambiente corporativo.
