Com o Decreto 10.278 de 18 de março de 2020 se tornou legal digitalizar documentos e descartar os documentos físicos em papel. Para terem validade é necessário observar algumas características do processo de captura do documento e suas devidas assinaturas para poder fazer frente ao poder publico
A principal modificação é que os documentos precisam ser assinados durante o processo de digitalização com uma chave pública-privada do ICP Brasil e ser garantida a rastreabilidade do documento incluindo dados de data, hora de captura, assinatura das pessoas que realizam a captura desse documento e a trilha de auditoria do sistema de captura para garantir a investigação de erros e fraudes.
Além disso, estabelece parâmetros para a realização dessa digitalização de forma a garantir a qualidade mínima de legibilidade dos documentos, de acordo com os diferentes tipos de documentos digitalizados.
Deste modo, um dos grandes custos brasileiros que é o de armazenamento de captura digital fica reduzido, evitando-se que as organizações sejam obrigadas a manter documentos físicos armazenados por até 30 anos ou em determinados casos mais de 50 anos, reduzindo-se em muito o custo de armazenamento e mais ainda, o custo de captura de documentos.
Com isso também, conseguimos melhorar o processo de trabalho e reduzir as etapas de processamento de documentos e a sua futura inclusão em processos de automação dos processos tornando a organização brasileira mais competitiva.
Até agora mesmo digitalizado os documentos e possuindo sistemas eficientes para seu controle, armazenamento e visualização só existiam duas formas de se manter acervos com validade legal, por meio do armazenamento em papel ou por meio da microfilmagem eletrônica e/ou convencional e com isso obrigatoriamente duplicávamos os custos de produção e armazenamento de documentos. Com essa nova lei ficam as organizações brasileiras desobrigadas a manter esses acervos em papel tendo com base legal um decreto presidencial para suportar os documentos digitais. E assim permitindo-se apenas a manutenção dos acervos eletrônicos de documentos.
