Com a massificação do uso dos smartphones e tablets, uma das formas de se capturar documentos é através desses dispositivos, que estão não apenas disponíveis nas mãos dos usuários, mas também conectados a internet, e consequentemente aos servidores e serviços corporativos.
Mas algumas questões precisam ser discutidas para a captura de documentos distribuídos dessa forma. A primeira delas é a segurança dos documentos e das informações em um ambiente corporativo, onde não é uma boa pratica que os documentos sejam fotografados e armazenados em dispositivos móveis em virtude de seu acesso, uso, confidencialidade e segurança da informação. O segundo ponto, é como reconhecer, interpretar, classificar e armazenar esses dados de forma eficiente e que não apenas estejam disponibilizados como imagens, mas que os dados referentes a esses documentos estejam extraídos e sejam disponibilizados no ambiente corporativo de modo seguro e distribuído.
Para resolver essa questão existem os aplicativos de captura distribuída, que tem por objetivo organizar o acesso, captura, guarda e distribuição de documentos em ambientes distribuídos mobile. Esses aplicativos fazem o login em um servidor remoto para validar os usuários, os documentos que foram capturados e identificar os recursos a serem utilizados para a captura desses documentos.
Com o uso da câmera desses dispositivos mobile, o app irá digitalizar essas imagens, armazena-las em um servidor remoto e, a partir daí, realizar o reconhecimento dos documentos, dos campos dos documentos e também o reconhecimento ótico de caracteres, já criando os campos e os dados referentes a cada campo.
Com isso, as informações e as imagens dos documentos não mais ficam armazenados no dispositivo mobile e sim no servidor da organização, podendo dar as garantias de segurança dos documentos e informações nelas contidas.
Além disso, deixam de ser feitas as remessas dos documentos para o armazenamento e guarda lós mesmos. E caso a sua solução permita, você poderá ter a validade legal do documento ao assina-lo com uma chave publica-privada, mantendo um acervo digital que possui a mesma validade dos documentos assinados em papel.
Outro benefício desse método de trabalho é a agilidade no tratamento da informação e a redução do tempo de processo, pois não é mais necessário esperar a chegada do documento físico e sua posterior digitalização e digitação, sendo essas etapas substituídas por um aplicativo que realiza todas essas tarefas, reduzindo-se custos e otimizando os processos.
Espero que com isso estejamos contribuindo para seu processo de melhoria constante. Caso queira saber mais informações contate-nos!!
