A CAPTURA DE DOCUMENTOS MOBILE

Com a massificação do uso dos smartphones e tablets, uma das formas de se capturar documentos é através desses dispositivos, que estão não apenas disponíveis nas mãos dos usuários, mas também conectados a internet, e consequentemente aos servidores e serviços corporativos.

Mas algumas questões precisam ser discutidas para a captura de documentos distribuídos dessa forma. A primeira delas é a segurança dos documentos e das informações em um ambiente corporativo, onde não é uma boa pratica que os documentos sejam fotografados e armazenados em dispositivos móveis em virtude de seu acesso, uso, confidencialidade e segurança da informação. O segundo ponto, é como reconhecer, interpretar, classificar e armazenar esses dados de forma eficiente e que não apenas estejam disponibilizados como imagens, mas que os dados referentes a esses documentos estejam extraídos e sejam disponibilizados no ambiente corporativo de modo seguro e distribuído.

Para resolver essa questão existem os aplicativos de captura distribuída, que tem por objetivo organizar o acesso, captura, guarda e distribuição de documentos em ambientes distribuídos mobile. Esses aplicativos fazem o login em um servidor remoto para validar os usuários, os documentos que foram capturados e identificar os recursos a serem utilizados para a captura desses documentos.

Com o uso da câmera desses dispositivos mobile, o app irá digitalizar essas imagens, armazena-las em um servidor remoto e, a partir daí, realizar o reconhecimento dos documentos, dos campos dos documentos e também o reconhecimento ótico de caracteres, já criando os campos e os dados referentes a cada campo.

Com isso, as informações e as imagens dos documentos não mais ficam armazenados no dispositivo mobile e sim no servidor da organização, podendo dar as garantias de segurança dos documentos e informações nelas contidas. 

Além disso, deixam de ser feitas as remessas dos documentos para o armazenamento e guarda lós mesmos. E caso a sua solução permita, você poderá ter a validade legal do documento ao assina-lo com uma chave publica-privada, mantendo um acervo digital que possui a mesma validade dos documentos assinados em papel.

Outro benefício desse método de trabalho é a agilidade no tratamento da informação e a redução do tempo de processo, pois não é mais necessário esperar a chegada do documento físico e sua posterior digitalização e digitação, sendo essas etapas substituídas por um aplicativo que realiza todas essas tarefas, reduzindo-se custos e otimizando os processos.

Espero que com isso estejamos contribuindo para seu processo de melhoria constante. Caso queira saber mais informações contate-nos!!

Digitalização Legal

Com o Decreto 10.278 de 18 de março de 2020 se tornou legal digitalizar documentos e descartar os documentos físicos em papel. Para terem validade é necessário observar algumas características do processo de captura do documento e suas devidas assinaturas para poder fazer frente ao poder publico

A principal modificação é que os documentos precisam ser assinados durante o processo de digitalização com uma chave pública-privada do ICP Brasil e ser garantida a rastreabilidade do documento incluindo dados de data,  hora de captura,  assinatura das pessoas que realizam a captura desse documento e a trilha de auditoria do sistema de captura para garantir a investigação de erros e fraudes. 

Além disso, estabelece parâmetros para a realização dessa digitalização de forma a garantir a qualidade mínima de legibilidade dos documentos, de acordo com os diferentes tipos de documentos digitalizados.

Deste modo, um dos grandes custos brasileiros que é o de armazenamento de captura digital fica reduzido, evitando-se que as organizações sejam obrigadas a manter documentos físicos armazenados por até 30 anos ou em determinados casos mais de 50 anos, reduzindo-se em muito o custo de armazenamento e mais ainda, o custo de captura de documentos.

Com isso também,  conseguimos melhorar o processo de trabalho e reduzir as etapas de processamento de documentos e a sua futura inclusão em processos de automação dos processos tornando a organização brasileira mais competitiva.

Até agora mesmo digitalizado os documentos e possuindo sistemas eficientes para seu controle, armazenamento e visualização só existiam duas formas de se manter acervos com validade legal, por meio do armazenamento em papel ou por meio da microfilmagem eletrônica e/ou convencional e com isso obrigatoriamente duplicávamos os custos de produção e armazenamento de documentos. Com essa nova lei ficam as organizações brasileiras desobrigadas a manter esses acervos em papel tendo com base legal um decreto presidencial para suportar os documentos digitais. E assim permitindo-se apenas a manutenção dos acervos eletrônicos de documentos.

Dados não estruturados e a LGPD

Com a entrada em vigor da LGPD para o próximo ano uma das preocupações dos usuários com a privacidade de dados devem ser os documentos não estruturados. Os arquivos Word, Excel, Powerpoint, PDF´s, e mesmo os e-mails corporativos, estão cheios de dados de usuários que precisam estar controlados, e protegidos, contra vazamentos e acessos não autorizados.

Uma das medidas que podemos tomar para a maior parte dos documentos não estruturados é a adoção de sistemas de gestão eletrônica de documentos. Esses sistemas permitem ao usuário seguir utilizando seus arquivos de modo normal com alguns ganhos.

O primeiro deles é quanto ao tráfego desses documentos na rede. Como as ferramentas de gestão de documentos só trafegam em modo criptografado, é mais difícil para um invasor conseguir acessar esses arquivos na rede, ou mesmo, durante seu tráfego de rede para conseguir acessar e vazar os dados de usuário.

A segunda vantagem é que muitas vezes anexamos esses documentos a um e-mail e enviamos para um destinatário. O principal problema aqui é que deixamos de poder controlar esse acesso ou como esses dados serão utilizados e mantidos. 

Ao utilizar um sistema de gestão documental o que podemos fazer é:
– Enviar um link do documento para que o destinatário possa acessá-lo.
– Verificar as informações sem perder o controle de acesso. 

O usuário final recebe um link para poder utilizar mas o arquivo segue dentro de nosso controle de acesso com segurança e organização.

A terceira vantagem está ligada ao acesso em si do documento. As ferramentas de gestão de rede só permitem liberar ou bloquear o acesso. Dentro das ferramentas de gestão documental você tem uma gama bem maior de controle. 

Podendo controlar ações como: impressão, edição, envio por e-mail, controle de versão, etc. Permitindo assim que a instituição possa ter um controle bem maior sobre os documentos.

E por fim a segurança dos repositórios de documentos. Como eles deixam de ser arquivos em um diretório, e passam a ser objetos dentro de um sistema de gestão documental, isso possibilita com que a segurança para o acesso não autorizado seja maior. Permitindo desta forma um maior controle.

Com isso esperamos auxiliar as empresas a enfrentar as mais diversas dificuldades no momento de implementação da compliance para a LGPD.