Automatizando Processos além das Fronteiras da Empresa

É muito comum hoje a participação de parceiros de negócios, fornecedores, clientes e outras pessoas que possam participar dos processos de negócios. As empresas deixaram de ser estanques e a comunicação entre os diferentes pares é cada vez mais necessária. Sejam nos processos de compra, na implantação de projetos e nos mais diferentes casos onde prestadores de serviços estão relacionados aos processos de negócios da empresa.

Mas quais são os pré-requisitos para podermos programar Fluxos de Trabalho fora de fronteiras das empresas. O primeiro e possuir documentos eletrônicos. Sem esses documentos digitalizados e associados aos processos de trabalho o processo fica por demais interrompidos. Pois os participantes desses fluxos precisam consultar documentos fora do processo e voltar ao processo para dar prosseguimento.  E esses documentos precisam estar disponíveis para consulta não apenas dentro do sistema de gestão documental mas também como link externos que possam ser consultados com facilidade por usuários externos.

A segunda questão é mapear os diferentes usuários internos e externos que precisam ser incluídos no s fluxos. Essa é uma tarefa que não passa apenas por identificar os diferentes usuários que já fazem parte desse processo, mas também identificar os atores que ainda não estão contemplados até o momento. Isso porque alguns desses atores são necessários ao processo mas não estão ligado ao dia a dia desses processos.

Por fim utilizar uma ferramenta que possa integrar usuários internos e externos de forma transparente, criando permissões de acessos, controle, controle de uso e de envio e recebimento, controle de aprovação e controle do ciclo de vida de todo o processo.  

Para finalizar, quais são os benefícios que as empresas podem tirar de processos de fluxos de trabalho extra corporação. Um maior controle sobre os processos e prazos, uma redução de custos de circulação de documentos, um processo mais eficiente de produção e maior facilidade no trato dos documentos e processos.

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